Navn og hjemsted
Gruppens navn er “Middealdergruppen Custos Vituli”.
Formål med gruppen
Gruppens formål er at udbrede kendskabet og fremme interessen for middelalderlivet og kendskab til tidsperioden omkring middelalderen med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i foreningen inden for alle aldersgrupper.
Endvidere er formålet at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage medansvar i Gruppen, herunder har de erfarende en forpligtigelse i at vejlede nye medlemmer med forskellige ting.
Det er også gruppens opgave at give tilskuerne en så realistisk oplevelse på markederne.
Medlemskab
Optagelse
Som aktivt medlem og støttemedlem, kan personer som bliver godkendt af gruppen optages.
Såfremt et medlem ikke betaler det årlige gebyr til gruppen (inden gruppemødet i foråret), kan medlemmet betragtes som udmeldt af fællesskabet, medmindre der træffes aftale med kassereren inden da.
Alt arbejde, som Gruppens medlemmer udfører i dennes regi, er ulønnet.
Indmeldelse
Ansøgning om optagelse i gruppen skal ske på ansøgnings blanket på gruppens hjemmeside.
– medlemmer under 18 år skal indmeldes af forældre eller værge.
Ansøger bliver fuldgyldig medlem når de har overstået en prøve periode og deltaget i mindst et marked og betalt kontingent.
Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes såfremt vedkommendes opførsel strider mod gruppens vedtægter, eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter.
Såvel i sager om udelukkelse som (eller) eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden gruppen træffer sin afgørelse.
Dette gælder også hvis det kommer gruppen for ører at man er kommet i kontakt med politiet, i så grove sager at gruppen vurderer at det vil gå ud over dennes navn og rygte.
Udviser et medlem sådan en adfærd, at der er tale om vold eller at have sat andres liv eller førlighed på spil under et marked eller arrangement, kan den lejransvarlige forlange, at personen skal forlade lejren øjeblikkeligt (f.eks. truet personer med våben eller deltaget i et slagsmål), derefter skal dette fremlægges gruppen så hurtigt som muligt, max 14 dage efter hændelsen.
Gruppens daglige ledelse
Foreningen ledes af gruppeledelse, som består af gruppeleder, 2enden leder, samt et medlem og eventuelt en suppleant, som vælges på gruppemødet i foråret, dog kan kassereren vælges som ekstra medlem af ledelsesgruppen, hvis denne vælges udenfor de valgte medlemmer.
Desuden vælges en bilagskontrollant, til at gennemgå det årlige regnskab i fællesskab med kassereren.
Gruppeledelsen konstituerer sig på førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen med gruppeleder, 2enden leder, dog vælges gruppeleden direkte på gruppemødet i foråret.
Medlemmerne af ledelsen vælges 1 gang årligt, på gruppemødet i foråret.
Der skal fremsendes et referat til gruppens ledelsens medlemmer når der har været holdt gruppemøde (dog skal personfølsomme oplysninger udelades).
Gruppelederen udsender mødeindkaldelse og dagsorden senest syv dage før afholdelse af møde, disse kan afvikles som fysiske og møde via internettet.
I den daglige drift er det hele gruppens ledelse, der tegner foreningen udadtil, det vil sige ansvarlig for aftaler etc. i forbindelse med markeder etc.
Større beslutninger træffes i hele gruppen ved flertalsbeslutninger.
Økonomi
I den daglige drift er det kassereren der har ansvar for økonomien og kan udtale sig om der er økonomi til de ting der ønskes.
Ved større indkøb og hvis gruppen kan blive enig om dette (2/3 flertal), kan man opkræve et beløb hos medlemmerne til indkøb, dog max 300 kr pr medlem.
Der vil i forbindelse med markeder og andre arrangementer kunne kræves et deltagergebyr til f.eks. dækning af transport-/madudgifter.
Refusion
I gruppen skal gruppelederen og kassereren godkende udbetalinger og refusioner ved behørig dokumentation – det er kun kassereren, der kan udbetale eller overføre pengebeløb.
Gebyr
Gebyret fastsættes på gruppemødet i foråret.
Opkrævningsform er ved bankoverførelse fastsættes.
Indbetalingsterminer på gebyret skal være betalt inden gruppemødet i foråret og kassereren har bekræftet indbetalingen.
Gebyret er fastsat pt af gruppen til:
Gebyr gældende fra 1/1 2024
Barn/ung 12-16 år 100 kr årligt
Unge 16-18 år 150 kr årligt
Voksen 18 – ? år 300 kr årligt
Familie op til 2 voksne og 2 børn 500 kr årligt.
Regnskab
Regnskabet følger kalenderåret.
Regnskabet skal fremlægges i revideret stand på gruppemødet i foråret.
Regnskabet kan til enhver tid forlanges af bilagskontrollant, gruppeledelsen eller gruppen fremlagt til eftersyn.
Gruppemøder
Ordinære gruppemøder
Gruppemøder er gruppens øverste og endelig myndighed i alle anliggender.
Der afholdes mindst 2 gruppe møder om året 1 om foråret og 1 om efteråret.
Deltager til disse møder er alle foreningens aktive medlemmer, støttemedlemmer over 18 år og hvis der er interesseret kommende medlemmer.
Stemmeretten for alle aktive og støttemedlemmer er betinget af, at de er over 18 år og ikke er i kontingentrestance.
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde eller skriftlig fuldmagt.
Generalforsamlingerne indkaldes med mindst to ugers varsel ved udsendelse af opslag på lukkede Facebookgruppe angivelse af dagsorden, den endelige sendes ligeledes til medlemmerne på mail.
Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt eller via mail til gruppelederen senest en uge før generalforsamlingens afholdelse.
Emner på gruppemøderne
Dagsorden for forårets møde omhandler:
1. Valg af Mødeleder og referent.
2. gruppeledelsens resume over det forgangne år.
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse.
4. Fastsættelse af gebyr.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Valg af gruppeledelse. (3 medlemmer + 1 suppleant og evt kasser)
7. Valg af gruppeleder (de 3 valgte medlemmer i punkt 6).
8. Valg af en Bilags kontrollant.
9. Eventuelt.
Dagsorden for efterårs møde omhandler:
1. Valg af Mødeleder og referent.
2. Evaluering af sommerens markeder.
3. Behandling af indkomne forslag.
4. Drøftelse om de forskellige planer for vinterhalvåret.
5. Drøftelse og godkendelse af den kommende årsplan, herunder valg af de Middelalder
markeder, der ønskes deltagelse på den efterfølgende sæson.
6. Eventuelt.
Mødet vælger sin mødeleder, beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.
Valgbare til ledelsen og mødeleder er aktive medlemmer, der er fyldt 18 år.
Ekstra gruppemøder
Der kan afholdelse ekstra gruppe møder hvis situationen kræver dette det er ledelsen der sørger for at dette sker, hvis dette kræves, disse møder kan eventuelt afvikles i forbindelse med arrangementer (Arbejdsweekender, markeder etc..
Dog kan der afvikles online møder hvis dette vurderes at det er hensigtsmæssigt.
Ændring af regelsæt
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver ordinær gruppemøde ved simpelt stemmeflertal.
Forslag til vedtægtsændringer indsendes til ledelsen senest en uge før ordinært gruppemøde.
Gruppens opløsning
Bestemmelse om Custos Vituli opløsning kan kun tages på ordinær – eller ekstraordinært gruppemøde.
Mindst 50 % af foreningens stemmeberettigede medlemmer skal være til stede, og der fordres ¾ stemmeflertal.
Er der ikke fremmødt tilstrækkeligt antal medlemmer indkaldes til endnu et ekstraordinært gruppemøde med 14 dages varsel, hvor bestemmelsen da tages ved simpelt stemmeantal.
Gruppens eventuelle midler overgår til fordeling blandt børn og unge til et alment nyttigt formål på folkeoplysningsområdet som bestemmes på den opløsende forsamling.